Jednym z najważniejszych aspektów, które powinny decydować o tym, czy zdecydujemy się na współpracę z danym biurem rachunkowym, jest jego zakres usług. Biuro powinno wspomagać firmę zarówno na etapie decyzji wewnętrznych, jak i w kontaktach z zewnętrznymi jednostkami. Ważne jest, by obowiązki księgowej obejmowały nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych i Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ale także szereg usług dodatkowych. Dobre biuro rachunkowe zadba o to, by sporządzać deklaracje podatkowe oraz sprawozdania finansowe i prowadzić ewidencje środków trwałych. Będzie dbało o wynik finansowy Zleceniodawcy oraz reprezentowało go przed organami publicznoprawnymi. W zakres dodatkowych usług biura rachunkowego może wchodzić także: sporządzanie i składanie niestandardowych dokumentów, sporządzanie raportów na potrzeby GUS oraz sporządzanie pism dotyczących zdarzeń gospodarczych, które zaistniały przed datą rozpoczęcia współpracy z biurem. Najważniejsze, by zakres pełnionych usług był zgodny z potrzebami Zleceniodawcy.

Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej - przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające z zobowiązań podatkowych podatki. W sytuacji nieprawidłowości popełnionych przez biuro rachunkowe, konsekwencje ponosi zawsze właściciel firmy, która zleciła prowadzenie księgowości. Dlatego też ważne jest, by biuro rachunkowe posiadało ubezpieczenie OC na swoją działalność. Przed nawiązaniem współpracy warto sprawdzić, czy biuro posiada szerszą formę ubezpieczenia, czyli dobrowolną polisę OC na działalność z zakresu pełnej księgowości, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ksiąg podatkowych oraz świadczenie usług z zakresu kadr i płac.

Większość przedsiębiorców nie narzeka na nadmiar wolnego czasu, wręcz przeciwnie. Dlatego bardzo ważna jest forma współpracy z biurem. Współpraca ta powinna mieć w miarę możliwości charakter zdalny i powinna być uzupełniana kontaktem osobistym. Ważna jest także częstotliwość kontaktów, bieżący dostęp do podglądu dokumentów finansowych oraz relacje interpersonalne i profesjonalizm osoby odpowiadającej za księgowość w firmie.

Nie warto stawiać na najtańsze biura rachunkowe, ponieważ można się na tym rozwiązaniu bardzo przejechać i narazić na wysokie kary finansowe. Lepiej wybierać biura rachunkowe, które oferują pełen pakiet usług, w korzystnej cenie i zadbają o interesy Zleceniodawcy w sposób kompleksowy.

Wszelkie dokumenty firmowe z reguły są przechowywane przez biuro rachunkowe. Inna opcja to zdawanie Zleceniodawcy dokumentów po każdym zamknięciu roku rozliczeniowego. W obu tych sytuacjach bardzo ważna jest poufność danych. Do obowiązków biura rachunkowego należy odpowiednie zabezpieczenie danych Klienta. Warunkiem do sporządzenia umowy pomiędzy Przedsiębiorcą i Biurem Rachunkowym powinno być oświadczenie o spełnionych wymaganiach RODO.

Wiele biur rachunkowych daje swoim klientom dostęp do platform, z których pomocą możliwe jest wystawianie faktur. Niektóre z nich robią to w imieniu klientów. Przed wyborem danego biura rachunkowego warto zastanowić się, jakie są nasze potrzeby i czy dana forma współpracy będzie dla nas wygodna.

Dobre biuro rachunkowe zadba o to, by Zleceniodawca zawsze znał wyniki finansowe swojego przedsiębiorstwa. Na koniec każdego okresu rozliczeniowego księgowy powinien wysyłać do klienta kompletną informację o uzyskanych dochodach i poniesionych stratach.

Kompleksowa księgowość to także doradztwo księgowe i biznesowe. Dobre biuro rachunkowe zadba o to, by ułatwić Przedsiębiorcy podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Wspomoże zarządzanie kadrą i przeprowadzi audyt wewnętrzny. Pomoże zaplanować strategię prowadzenia finansów i wesprze przy wdrażaniu kluczowych zmian.

Jednym z obowiązków dobrego biura rachunkowego, jest prowadzenie przejrzystych dla Zleceniodawcy działań. Księgowy powinien informować o najważniejszych zmianach prawa podatkowego i ułatwiać Przedsiębiorcy ich zrozumienie.

Ostatnia, wcale nie mniej ważna zasada, którą warto się kierować przy wyborze biura rachunkowego to doświadczenie i zaufanie. Przed nawiązaniem współpracy warto zapoznać się z opiniami na temat danego biura, a także przeprowadzić research co do zrealizowanych projektów i dotychczasowej współpracy z innymi klientami.